Eisen aan urenregistraties voor de belastingdienst

Om het ondernemerschap te stimuleren heeft de overheid allerlei belastingvoordelen in het leven geroepen. Er zijn bijvoorbeeld verschillende soorten ondernemersaftrek zoals startersafrek, zelfstandigenaftrek enz. Op een aantal van deze voordelen mag pas aanspraak gemaakt worden wanneer er een bepaald aantal uren gewerkt wordt aan de onderneming. De ondernemer moet dan ook redelijkerwijs kunnen bewijzen dat dit aantal uren daadwerkelijk gemaakt zijn voor de onderneming. Voor andere subsidies op projectbasis moet er verantwoording bijgehouden worden van wat er precies is gedaan voor dit project. Deze urenverantwoording kan worden gecontroleerd door de belastingdienst. Bij een boekencontrole wordt de urenverantwoording opgevraagd en moet je deze verantwoording paraat hebben.

Het bijhouden van de gewerkte uren voor je onderneming heeft natuurlijk veel meer voordelen, zoals bijvoorbeeld het kunnen analyseren van de productiviteit, de verhouding van de declareerbare en niet-declareerbare uren en het bijstellen van ureninschattingen voor nieuwe projecten. Hieronder zullen we echter vooral in gaan op de situatie waarbij de belastingdienst geïnteresseerd is in een urenverantwoording.

Detailniveau van de verantwoording

Een urenverantwoording kun je natuurlijk op verschillende manieren bijhouden. Je kunt heel specifiek zijn en elke 5 minuten opschrijven wat je gedaan hebt maar dan gaat er wel erg veel tijd verloren aan het registreren van de uren zelf. Uren bijhouden in blokken van een week is natuurlijk ook niet de bedoeling. Dat de belastingdienst niet akkoord gaat met een urenregistratie die te kort en bondig is, blijkt wel uit deze rechtzaak van 23 december 2014. Wat de belastingdienst wel precies wil zien als uren registratie zijn ze helaas niet erg duidelijk over.

Een goed uitgangspunt voor het maken van een urenregistratie is het volgende:

  • Wanneer er gewerkt is voor een bepaalde klant, vermeld deze dan (liefst met NAW gegevens).
  • Wanneer er gewerkt is aan een bepaald project, vermeld dit dan.
  • Noteer de datum en de tijd van het werkmoment.
  • Noteer hoeveel tijd je aan de werkzaamheden hebt besteed.
  • Geef een duidelijke omschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden, probeer hierbij zo specifiek mogelijk te zijn.

Het belangrijkste bij het registreren van de gewerkte uren voor de belastingdienst is dat het aannemelijk is dat de uren ook echt gemaakt zijn. Het vermelden van de klant in combinatie met de datum zorgt er bijvoorbeeld voor dat de belastingdienst aan deze klant na kan vragen of dit werkmoment wel echt bestaan heeft. Daarnaast is het belangrijk dat de omschrijvingen van de uitgevoerde werkzaamheden logisch zijn qua volgorde. Wanneer de volgorde van registraties niet klopt, is dit natuurlijk erg lastig uit te leggen bij een mogelijke controle.

Waarom direct bijhouden

Veel ondernemers vinden het lastig om steeds bij te moeten houden hoeveel uren ze waar aan hebben besteed. Toch kun je je beter aanleren om dit direct na het voltooien van een bepaalde taak te doen. Achteraf reconstrueren wat je eerder gedaan hebt wordt steeds lastiger naar mate het langer geleden is dat je de taken hebt uitgevoerd. Vaak kun je je een paar dagen later nog wel herinneren welke taken je ongeveer hebt gedaan op die dag, maar niet meer precies hoe lang je ergens mee bezig bent geweest. Het reconstrueren van de gewerkte uren achteraf wordt hiermee steeds meer recherchewerk. Wanneer je weken later nog je uren moet verantwoorden, kun je nog wel aan de hand van bijvoorbeeld de verzonden e-mails, de notities die je digitaal gemaakt hebt, de websites die je hebt bezocht enz. een reconstructie maken van wanneer je wat gedaan hebt voor je bedrijf, maar dit kost veel meer tijd. Daarnaast is dit reconstrueren van de gemaakte uren ook geen leuke bezigheid.

Bewaarplicht

De belastingdienst kan een urenverantwoording opvragen voor je onderneming wanneer je bij je belastingaangifte gebruik maakt van aftrekposten waarvoor een urencriterium geldt, of wanneer je aanspraak maakt op subsidie waarvoor een urenverantwoording vereist is. Dit kan de belastingdienst nog opvragen tot 7 jaar na het jaar waarover je de belastingaangifte hebt gedaan. Jij bent gedurende deze tijd verplicht om de urenverantwoording te bewaren.

Oplossingen

Het bijhouden van de gewerkte uren kan natuurlijk op zeer veel verschillende manieren. Bijvoorbeeld een tekstdocument met per regel één werkmoment, of een Excel-sheet waarbij de totalen automatisch worden berekend. Het nadeel van deze oplossingen is dat het tekstdocument of Excel-bestand steeds op één plaats opgeslagen wordt en dat de werkmomenten op deze manier niet gemakkelijk te analyseren zijn. Met deze aanpak is het bijvoorbeeld erg moeilijk om te zien of je op een bepaalde dag misschien een werkmoment bent vergeten toe te voegen aan je urenregistratie. Dit is zeker het geval als de werkmomenten niet op volgorde zijn ingevuld. Daarnaast is een online alternatief voor het opslaan van deze gegevens een stuk beter, zeker als je op meerdere apparaten werkt.


Saus

Een voorbeeld van een online tool voor het bijhouden van je urenregistraties is Saus. Hierbij krijg je een duidelijk weekoverzicht waarin je per dag een kaartje aan kunt maken voor een urenregistratie. Hierbij kun je gelijk een klant en een project selecteren en vervolgens je werkzaamheden nog categoriseren op basis van een of meerdere tags. Wanneer er tussen twee werkmomenten op een dag nog tijd zit die je niet verantwoord hebt, geeft de tool dit duidelijk aan. Daardoor zie je gewerkte tijd die je vergeten bent te verantwoorden niet snel over het hoofd. Het aanmaken van een registratie kan ook snel en gemakkelijk op ieder moment via internet. Of je nu op je laptop of op je tablet werkt, of wanneer je enkel je mobiele telefoon bij de hand hebt.

Reactie toevoegen